黄意钧 Open Quest  2014-12-19 

同「会」异梦 

一天下午，会议即将开始，你放下手边正在撰写的报告，急忙走进会议室准备主持会议，当你坐定后，脑中还在构思等会要如何继续完成报告；一位同事虽然身在会议室，心中却挂念着这几天发烧、在家休息的孩子；另一位早上发生车祸的同事，心中想着汽车的修理与赔偿事宜；还有一位同事早上得知妻子怀孕，一整天喜悦溢满胸中而无法静下心来；此外，一半以上的与会者不知道这次会议的目的为何，尽管身体出席了，脑子却是满满的问号。 

运用Check-in流程促进高质量的参与 

上述与会议「无关」的念头并不罕见，但我们通常在会议中很少去处理它们。这些萦绕不去的念头不仅让我们心有旁鹜、无法在会议中全然现身，也导致我们对会议内容做出了选择性的接收与理解。然而，只要在进入正式议程前增加「Check-in」的流程，邀请与会者分享现时盘旋于心中的念头，就能够帮助与会者暂且把这些可能阻碍会议的念头放在一边而全心参与会议。 

除了帮助与会者全心参与，Check-in还具有其他功效。首先，Check-in可以让会议主持人事先「探知水温」、了解与会者的状态，例如当与会者表示不清楚会议召开目的与缘起的时候，主持人就能够在Check-in结束并进入正式议程前再次澄清会议主旨。此外，在Check-in的过程中，与会者能够练习「同理倾听」(empathic listening)，以一种开放、不带批判的态度把自己置身于他人的情境，不仅帮助与会者更能在会议中进行高质量的对话，也能够强化彼此之间的连结。再者，对于不习惯在大众面前发言的人而言，Check-in能够有效地减轻焦虑，使其之后在会议中的发言，能够因为有Check-in的暖身而有更佳的表现。对于与会者全体而言，Check-in能够帮助累积对话的动能，再搭配同理倾听的运用，让深度的对话更有机会发生。 

我曾经在一个组织引导过一次重要议题的讨论会议，在Check-in的时候一位与会者说：「其实今天是我一位重要亲人的忌日，但是因为我认为这次的会议很重要，所以我还是来了」，当她说完后，我感受到现场团体的氛围似乎有某种变化，让与会者进入了更深刻的觉察。简言之，透过Check-in的运用，你也可以体会到团队所身处的「场」正在发生某种变化，为与会者高质量的参与打下基础。 

运用Check-out为会议划下清晰的句点 

一般在会议的最后，我们通常会问「大家有没有问题」，此时与会者往往会报以沉默，因此我们就顺理成章地假设每个人都清楚地知道并满意这次会议的结论，然而事实上与会者可能对于会议结论有一些算不上问题的「担忧」，或是因为心中在盘算着接下来要去做的工作、下班后要做的事情而没有弄清楚会议结论到底是什么，直到结论的落地出了问题，或是发现大家对于会议结论的理解不一致的时候，我们才会惊觉：「之前的会议白开了！」 

当会议要结束时，与会者通常会想要赶下一个行程，此时就容易让会议的收尾草草了事，此时若能够运用Check-out的流程，就有机会让与会者把想说而未说的话讲出来，包括没有讨论到的担忧、之后还要进一步厘清的议题或是对于会议的其他想法，让与会者全体可以清楚地知道这次会议的进展；此外，与会者也可以藉此机会表达对彼此的欣赏与感谢，让这样的正向、相互理解的氛围，扩散到整个组织。 

还记得在我引导过的一场议题讨论会当中，一位最后与会者在Check-out的时候说：「其实我本来很不想讨论这个议题，因为我之前已经为它花了很多精神，但是现在我很高兴能够有这次的讨论」，此时一位组织成员站起来走向她，什么都没说，就只是给了她一个拥抱，为这场会议划下温暖的句点。 

Check-in与Check-out的流程 

Check-in 

• 邀请与会者坐成圆圈或稍微调整坐位，让每一位与会者都能够看见彼此。 
• 说明活动目的，例如：「我们今天从各自的工作岗位来到这里开会，每个人现在心中可能都有一些正在盘旋的想法，这些想法可能跟工作、生活有关，也可能跟这场会议有关，因此我想邀请大家分享这些在心中盘旋不去的想法，让自己能够全然参与会议。」 
• 发言的具体格式分成三部分：「自己的名字」、「想说的话」，最后在加上一句「我到了」，例如：「大家好，我是意钧，我昨天熬夜完成了一份报告，现在很累，但我还是希望能好好参与这次的会议，我到了。」 
• 如果与会者觉得没有什么可以分享的，也可以只要报上名字以及说「我到了」即可。 
• 由一位与会者开始起头，其于与会者接序Check-in。如果与会者不习惯这类的发言，可由主席第一个Check-in。 

• 一旦与会者都熟练Check-in之后，下次则可以用「爆米花」的方式，不依照特别顺序让大家自行Check-in。 
• 过程中可配合使用某些物品(例如石头、球、小棍子)做为「说话令牌」，只有拿着说话令牌的人才可以发言。 

Check-out 

• 与Check-in的流程相同，差别在于把「我到了」换成「我要离开了」。 

如何在公司导入Check-in与Check-out 

由前述的流程可知，Check-in与Check-out相当简单，唯二的原则就是「简短」和「发自内心」。如果要在自己主持的会议中导入Check-in与Check-out，除了前述的流程与原则，另一个要点则是「以自身的表现鼓励参与」，也就是领导者以身作则地发自内心、全然投入，藉此鼓励其他与会者的真诚参与，如此就能利用这个简单的Check-in与Check-out，为会议带来不同的新风貌。 

最后，我想以《清醒的企业》(Conscious Business)的作者寇夫曼(FredKofman)的一句话为本文作结： 

「『痛苦』与『辛劳』并不是受欢迎的话题，然而在组织中它们却是无处不在的。面对、处理这些痛苦与辛劳是迈向学习型组织的必经之路。」 

※本文封面图片作者：mnadi，取自：https://www.flickr.com/photos/mnadi/32325828。符合CC授权。 

参考文献 

Kofman, R.(1994). Check-in, check-out: A tool for real conversations. The SystemsThinker, 5(4), 8-9.