作者: 许逸臻Laura Hsu CPF/CToPF以及引导力绿洲同学会的同学们。 

特别感谢参与讨论并贡献整理想法的同学: Dragon, Rain, Robin, 克克, Gloria, 君君, 李辰佑, Joy, 薛斌鹏, 魏欣, 曹昶, 志国, 金颖, 树金, 吴勤, 苹果, Nancy, 曹虹 

 

 前言 

日前接到同学的信息，问道~ 

“现在大陆因为疫情有很多同学需要在家办公，远程开会，亲有没有一些远程或者虚拟会议技巧的内容可以分享呢？不是工具，是引导技巧方面，比如如何线上团建？怎样保证参与度?如果您做这方面的分享或者文章，一定大受欢迎，现在大家线上会议其实效率很低” 

突然提醒了我，这是引导者能贡献社会的好机会。我们在引导上的专业如果能以平易近人的方式，让大家懂得如何在虚拟会议室运用好引导，提升会议效率，那么这也是引导专业能够给出最适时的贡献了。于是我整理的我的想法，并且也招集了引导力绿洲同学会当中对此议题有兴趣的引导师共二十余位，研讨并整理出我们大家的建议。 

 

(图: 本次主题在线讨论时用Zoom的分组画面) 

 

关于引导与会议 

引导是以中立的方式带领流程，协助众人参与，激发智慧凝聚共识，得出有用的结果。适用的场景是要找的答案不存在单一一个睿智的个人，而是需要透过团队对话共同生发。 

众人参与的会议有很多，但看会议的本质，需要的参与程度分成三种: 高度参与、中度参与、低度参与。 

• 高度参与: 每位参与者在这类的会议都有某种影响决策/最终成果的权力，所以需要就议题的内涵共同讨论达成如何行动的共同决议。 
• 中度参与: 参与者需要中度的参与，意思就是讨论的主题还未完全确定，而这次会议目的是想要广泛的收集意见/建议，提供决策者(往往是一个或是少数几个)做出决定。 

• 低度参与: 参与者只需要接收信息的输入，因为相关的主题不会因讨论而改变内容的本质。 

 

(图: 会议参与的程度有低/中/高，应仔细判断你此次讨论的本质) 

在一般的会议当中参与程度要求越高的会议，越需要引导的能力，因为牵涉到两个主要的关键能力: 

1. 如何能让人们提高参与的程度，并且表达出真实的想法。 

1. 如何能让人们共同深思熟虑后，有效地做出共同的决策。 

在一般的会议当中，引导者可以学会核心引导的能力 (例如：提问能力、多元参与形式、引导参与者倾听彼此)，而在虚拟会议中因为虚拟会议室的环境与局限，对于有效引导的要求也不一样。我整理了这三类会议原则方向上的不同： 

参与的程度	会议的参与本质	会议人数	虚拟会议的困难点	虚拟引导技巧要强调*
高度	做出团队决策与对行动的承诺	由于要具有议题的决策权，所以往往会议人数不会太多。一般10人以内。复杂议题可能会在20人以内。	每个人都在不同地理位置的时候如何激荡出富有创意的共同想法  需要讨论出共识的部分如何确保真实的共识  团队共同做决定的方式	能在虚拟环境操作的团队共识与决策方法  需要共识主题聚焦关键问题精炼简化
中度	搜集团队的意见/建议	视议题需要，一般搜集意见的人数往往会比做决定的人群更多一些(但会议不见得要一次开完可以分成几次。)30-60人不等。	个别意见如何完整表达不至于埋没在大群当中  单一会议人数较多如何顾及效率与参与度	以精准的提问方式确保产出的格式与颗粒度  参与的形式—各种分组做法
低度	输入信息并且教育参与者	往往决策已经做成或者有既定政策的情况之下要能布达，或者办理培训。人数可能是最多的。	人们注意力有限，讯息如何有效的组织与传输  讯息发布之后的问答引导  确认接收端的理解	预先准备信息布达后让参与者个人反思的问题  快速整理问题与响应的能力  牵涉培训与教育的部分，聚焦核心能力设计个人或团队演练的活动，确保每个小模块需要收回的产出与展示方式能够及时

*低度到高度是迭加的引导技巧要求，意思就是低度参与会议需要做到的，中度、高度也都要做到，以此类推。 

虚拟会议的挑战 

这些能力如果在虚拟会议当中会遇到那些考验呢? 经过与二十余位经验丰富的引导师讨论后，总结出虚拟会议相对于一般会议少了什么(也是要开虚拟会议遇到的困难点)，这些挑战可以分成八类： 

        A、互动以及非语言沟通的限制，导致人际/情感连结的深度有限 

        B、缺乏正式的开会氛围以及纪律(分心与干扰因素) 

        C、资料可视化展示有挑战，导致信息杂乱 

        D、虚拟平台技术与设备的局限与挑战 

        E、观点的交流与连结受限 

        F、人数多的时候如何有效参与 

        G、时间长的时候如何有效参与 

        H、如何确保数据保密性 

建议读者可以勾选你最头痛有哪些? 

在引导师们初步的研讨后，发现有些挑战不是引导能力能够改变的(例如D. 虚拟平台技术与设备的局限，以及H. 数据保密性)，我们针对引导能施力比较大的情境，分组讨论有针对性的做法与原则，让大家做参考： 

 

困难点 A. 互动以及非语言沟通的限制，导致人际/情感连结的深度有限 

➜ 挑战的实际体验 

• 互动做不太起来(参与者之间) 
• 有镜头但人和人的距离远 
• 有些眼神可知道心里想法但在线看不见表情、神态(隔靴搔痒) 
• 没法真实触碰到参与者的情绪 

• 不知道对方在干嘛、不知道有没有认真听、有没有听明白，一些非语言信息无法获得 
• 会议还有情感联系的部分，远程会议怎么实现 

 

➜ 关键的作法与建议 

互动做不起来怎么办? 

虚拟会议中互动可以做什么？我们整理了以下技巧和原则： 

1.发挥提问力来加强互动：虚拟会议当中虽然没法做实体互动，但是我们可以用正确的顺序去问问题，透过设计调动大家参与与思考的问题，一步步来加强互动，比如：ORID (焦点讨论法)； 

2.善用工具协助共识的达成与确认：会议平台允许的时候，可考虑用团队共创中的头脑风暴的做法(在同在一个网络文件平台上编辑，比如在钉钉用Word共同编辑)。接近方案成形后，可以使用确认达成共识的工具来加强互动，比如同意梯级量表(问: 对目前的方案大家的支持程度如何? 最高的支持是一分最低的支持八分)，这样可以帮助大家更好的表达个人意见，并确认支持。 

3.有序且全面的参与：如果要确保大家的声音都听到，可以设计环节轮流发言。而且保证发言的有序性，可以请大家依照虚拟会议上人象的顺序直接接着说，每人每次一条，可以来好几轮。 

4.采用信息可视化的方法：例如轮流共享屏幕(想好的主意写好之后共享屏幕来进行展示)、或者将想法画在手边的纸上，拍照传到群里。 

5.制定有利互动的参与原则：提前将开会原则事先发到群里，之后共识后保证都按照这些原则来执行，规则保证非常重要。 

6.确保个人进行思考：可以用脑力书写(Brainwriting)的工具来帮助大家进行头脑风暴，先个人思考静默，写下对该主题所有的想法，再邀请大家从想法中逐次来表达介绍，聆听彼此去掉重复想法。 

 

困难点 B. 缺乏正式的开会氛围以及纪律(分心与干扰因素) 

➜ 挑战的实际体验 

• 没有办公室的氛围(老板需要给小孩做饭) 
• 不正式(没有开会正式的感觉) 
• 纪律问题 
• 容易分神 
• 线上会议如何保证参与度，毕竟大家可以看着屏幕就干别的了 

➜ 关键的作法与建议 

分心与干扰因素 

1. 前期准备

• 让对的人参加对的议题，也让大家知道该议题为何需要你的贡献； 
• 会前准备通知：说明会前目的、目标，让参与者提前准备思考，带着想法来； 

• 有同学分享具体案例: 我项目方案就随附学习要求。要求必须手机和电脑两终端在线；要求必须保持一个人的空间；迟到或不发言的，必须红包十块等，助理项目前，确保每位成员参加测试，统计终端与空间情况等。要求是蛮高的。 

2.调整心态 

• 接纳：虚拟环境下每个人所处的实体环境本来就会有的干扰因素，接受并放下。 

3.运用引导工具 

• 提问：此时更考验引导者能否问到引发参与者思考的问题。如果问偏了或者让人无法清晰理解，则更增加分心的可能性； 

• 多元的参与方式: 如果总是开放式讨论，也许讲话的人就总是那几位。引导者可以预先想好并设计变幻不同的参与方式(个人、小组、全体)，前提是充分了解平台的功能； 
• 可视化: 屏幕共享（视觉化信息），或者邀请大家打开摄像头，大家预期被看见也许会自我排除分心与干扰。 
• 记录: 邀请大家将观点写下来(发送到群对话框或者云端)。由于对于产出有预期，个人就比较不会分心；参与者在发言前，引导者能简要重复上一位观点； 

4.会议管理 

• 会议切割时段：给予一定休息时间、并进行阶段性回顾复盘； 

• 建立发言规则：比如每个人都要发言，但是每次只有一人会发言。 

 

困难点 C. 资料可视化有挑战，导致信息杂乱 

➜ 挑战的实际体验 

• 图示表达有难度 

• 技术上有局限(展示slides ok但交互式视频有难度) 
• 信息杂乱/不够可视化 

➜ 关键的作法与建议 

资料可视化展示有挑战，导致信息杂乱 

• 在虚拟会议平台如何做数据可视化呢? 由苹果同学分享自身经验： 

• 数位板是硬件，但本身没有白板软件，我的电脑是mac，无法用希沃5，于是我就OneNote来替代白板软件，效果也挺好的。(附图) 我还可以同步到我家电视上，我平时会有不少小会在我家客厅开，所以，以后可以用这样的方式，线上线下，同步工作。挺好用的。 

(图：苹果同学引导时的工作台设置，加上数字板运用Onenote以促进可视化) 

 

困难点 D. 虚拟平台技术与设备的局限与挑战 

➜ 挑战的实际体验 

• 网络不好没有信号作为不参与的借口 
• 流畅度设备平台本身的影响(会议工具) 
• 软件使用不同频 

➜ 关键的作法与建议 

这一类问题不是引导方法可以克服，目前有同学们分享相关虚拟平台的技术与支援，提供给大家参考： 

• 远程办公新姿势　芝麻开门啦！ 

http://book.skbook.cn/book/299/ 

• 远程办公线上协同专题分享 

https://mp.weixin.qq.com/s/9ldjCnj0bwZYgWj-CE2aOg 

• 见屏如面，讯飞听见教你如何远程办公 

https://mp.weixin.qq.com/s/Z9luV7bzDoBLAj4mcgRIaw 

 

困难点 E. 观点的交流与连结受限 

 

➜ 挑战的实际体验 

• 容易各说各话，不容易关注到别人 
• 发言的格式化 
• 发言的排序会插不上嘴 

➜ 关键的作法与建议 

会议当中要能引发团队智慧，就需要成员的观点交流与连结，而在虚拟环境当中，我们看不到彼此，很有可能只顾着说自己的想法，这时候该怎么做才能促进观点的交流与联结呢? 

1. 协助参与者以清晰的方式表达自己：

• 鼓励大家用更短更精炼的语言表达，或给予有限的发言时间 
• 不是只有讲自己的想法或结论，把推论与假设也都充分表达 
• 给大家简单的outline(会议大纲)，让大家清晰每个时段讨论什么主题 

2. 引导者给予谈话的框架：如果没有要求发言内容是回答哪些明确的问题，大家很容易谈得无边际。引导者可以事先设计谈话的「框架」，例如：

• 让提出话题的人先讲诉求是什么、要解决什么问题、得到什么帮助 
• 给予流程上的顺序要求，例如: 第一步要先澄清；大家再给一些反馈 
• 帮助聚焦: 请提出问题的人再整合大家目前的想法；让大家集中在同一个话题(大家要聚焦在同一个方向/目标上，过程中也要在校准) 

3.鼓励参与者对他人好奇： 

• 会议中既要表达自己，也要对他人好奇，这样观点的多元连结才会发生。例如: 引导者可以预设发言的好奇框架。请每一个人发言结束之后，请他提问，看看他对哪一方面的想法感到好奇。 
• 协助组织修练每个人的内在状态：罗杰．施瓦茨在专业引导技巧一书当中，提到促进交互学习的心态有八种关键行为： 

             1)陈述观点并真诚发问

             2)分享所有相关信息

             3)使用具体例子并就重要词汇的涵义达成一致 

             4)解释你的推理与意图   

             5)聚焦利益而非立场   

             6)检查假设和推论   

             7)共同谋划下一步   

             8)讨论不便讨论的话题

详情可以阅读该书第五章。你可选择适当的时间将八种关键行为介绍给大家，时间有限的情形下可挑选与这次开会的团队高度相关的作为提醒，编写成参与原则来协助大家。 

4.会前给每个与会者分配不同角色：会议当中可以有多元的角色(参照先前曾写过的四种角色的文章)可以促进会议观点的激荡，可以适时在会议当中分配运用。 

 

困难点 F. 人数多的时候如何有效参与 

 

➜ 挑战的实际体验 

• 30人以上的大型会议有什么特别的方法吗，如何发言就成了很大的问题 

➜ 关键的作法与建议 

“30人以上的大型会议有什么特别的方法吗？” 

虚拟会议中如果必须要30 人一起参与的话，这种会议还是蛮有挑战的，有没有什么特别的方法可以让我们化挑战为力量呢？专业引导师共创给出了一些方法可以供大家酌情参考： 

1.提前发送会议须知和会议流程给参与者：这样可以让参与者更清楚自己的角色和在不同环节的贡献是什么(参与的程度低/中/高，对于参与者的要求是很不一样的)； 

2.制定参与的规则：30人的线上讨论避免混乱事先制定会议整体的参与规则是非常必要的(比如: 每个人发言尽量简短讲重点、尊重的倾听…)，也可以根据不同的环节或者话题制定不同的参与规则或发言顺序，确保充分参与 (比如: 接下来15分钟我们五人一组，请在你的讨论群里面讨论「针对XX问题的创意解决方式」确保每个人都能充分发言，并且有人纪录发回大群组。) 

3.参与的形式：如果只是开放讨论，一小时的会议让30人平均一人只能说两分钟的话，很难达成结论。也很有可能同时发言或一言不发。这些在虚拟会议中都是个挑战。人数多的时候要做到3点: 1. 尽量分组进行讨论，每组选出一名小组的带领人。2. 会前告知带领人他需要带领环节的目标、流程和产出是什么。3. 同时记录小组的讨论产出，再各小组逐一呈现成果，再汇总，再决策共识。（事先选好代领人再分组和随机分组的区别在现场受使用会议软件功能所限，分组速度会有影响。 

4.清晰准确定义小组讨论的话题：描述是否清晰、准确这一点非常重要，如果话题的边界不清晰会让讨论现场发生很多质疑和询问，这会严重影响会议时效，也建议会议引导者在分组讨论前将话题陈述后询问一下与会者是否理解一致，同时为确保回答的准确性引导者最好示范一个回答的例子，告诉参与者什么是好的回答什么是不好的回答，再开始讨论。 

5.确保速度的引导作法：虚拟会议引导的挑战很多时候也来自于网络速度和会议软件本身，最好有一个副引导师，帮忙分组，帮忙做技术支持，（例如掉线等帮忙加上），同时也要考虑替补的软件（发生使用意外马上启动另外一个），很多软件本身的功能也都各有千秋，为了虚拟会议效率或者多样性也建议可以多软件同时应用，比如微信群、QQ群等。 

6.选择有分组功能的会议软件：虚拟会议软件只要有分组功能的，是可以做到像“世界咖啡（一种引导方法）”那样的效果的，大家可以轮流补充，让集体智慧发挥的更充分。例如：Zoom, Abode Connect软件分组的时候就可以实现这个功能。 

 

困难点 G. 时间长的时候如何有效参与 

➜ 挑战的实际体验 

• 线上长时间（持续4-5个小时）会议怎么开 

➜ 关键的作法与建议 

时间长的时候如何有效参与 

1.开短时聚焦的会议 

• 化整为零，比如45分钟一次（按议题来进行） 
• 原则上不要开4-5小时的，90-120分最多 

• 确实需要时就分成上下午两场或分2天来进行 
• 把话题聚焦到特别小，利于短时间讨论 
• 控制15人以内 

2.设计适合线上的会议过程 

• 把更多准备和单独交流的工作前置，只用线上做最主要的讨论 

• 用软件增加双方（带领者–参与者）的协作参与，减少语言的长短表达 
• 增加PPT中的图片和动画（视觉化） 
• 增加白板记录、共享文档的辅助 
• 设计成连续的项目制的会议，有利于确保参与 
• 安排小组的助手协助 

3.安排间断性的放松活动 

• 中间请大家站起来，动一动来放松 
• 让大家轮流发言（每人一句话、一个词、一个提问） 
• 让参与者邀请其他人来发言（强迫聆听） 

 

困难点 H. 如何确保数据保密性 

➜ 挑战的实际体验 

• 现在是在绩效通晒季（就是管理团队会做在一起，拿彼此的数据出来对焦，彼此团队绩效是怎么分布的，是否合理，互相给意见和挑战），这时会有敏感数据投出来，远程怎么避免数据外流 

➜ 关键的作法与建议 

保密性的挑战并不是使用引导方法就可以克服，却也是一个引导的挑战点，邀请大家共同思考解决方法，也欢迎大家在公众号上留言讨论！ 

 

 

总结 

各组的分享中，我综合考虑大家的建议，初步总结成几项虚拟引导时候能提升效能的关键点: 

1. 调整心态与预期：接受虚拟会议本来就会有的干扰因素，并且降低对于速度与效率的预期。限制条件比较多的情况之下，要能开更有效的会，有许多会议主持人与参与者都会前先作好的准备以及事后的跟进。如果客户对虚拟引导没有合理预期和包容接纳，线上虚拟引导发生的各种不可预见的小问题很有可能会给未来线下的实体引导合作带来风险。提醒会议组织者要考虑相对大型、挑战性主题(比如有信任问题或者风险较高的议题)的引导在初期不太适合采用线上虚拟引导方式。 

1. 以对的问题建构会议流程：首先要明确会议要产出的成果，这就会帮助你找到对的人来参会，以及该问的对的问题。可以从会议最终想要的成果倒推回来，这次虚拟会议当中有哪些一定要问的问题，在有限的时间之内才能得到我们要的成果。这时加倍考验引导者的能力，因为虚拟会议本来就有许多限制条件以及干扰，我们每个问题都要问在刀口上。 

1. 活用参与形式：要能让参与者保持参与的活力与积极度，引导师在虚拟环境之下要格外下功夫。如果虚拟会议都是开放式讨论，很容易造成只听到少数人的声音，而且每个人如果都只是轮流讲一句话，时间就到了。这时需要引导师考虑虚拟平台的能力，善用多元的参与形式。大方向是要综合多个交流界面(比如: 语音拨入钉钉、可视化产出Word共享、小组讨论各自拉群)。这对引导者的引导能力是个考验之外，还往往需要搭配科技熟练的副引导师处理虚拟平台上的技术问题以及引导得出的需要综合的信息。 

1. 会议的管理: 由于虚拟会议的时间很容易因为干扰与技术问题而流失，这更加考验了我们会议管理的能力。会议事前、过程中、会议之后，各需要做哪些事情，才能管理好议题相关的信息(输入/输出)、管理好参与者的预期、管理好参与者的能量状态，确保输出有质量的会议结果。 

 

最后附上树金写的一首打油诗来总结我们的分享: 

线上培训多次见 

图片动画克疲倦 

中间来点小放松 

安排任务相互练 

  

线上开会力求短 

一两小时较常见 

绝对聚焦小议题 

每会最多一两点 

  

共享流程在桌面 

没话静音不捣乱 

分组讨论需助手 

白板WORD记关键 

 

线上会议有风险 

各种软件怕断线 

更多工作往前置 

上线咱就聊关键 

 

把这些专业引导师给大家的建议，开始在你下一个会议试试看吧!! 

也欢迎大家提出其他关于虚拟引导时遇到的疑惑。我们可以继续这个专题研讨。