作者 | Lawrence Philbrook

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1  开放空间科技的缘起

 

1983年，哈里森•欧文（Harrison Owen）有机会组织了一次国际会议，250人规模，花了将近一年功夫筹备。筹备会议过程中的诸多挫败，使得他下决心不再搞这种事！可是会后的反馈令他感到惊讶：所有与会者虽然都觉得会议整体来说很棒，但其中最有用的却是咖啡茶歇时间。大家最喜欢的不是他花了一年努力准备的环节，而是他完全没有用力准备的环节：茶歇！

哈里森•欧文突发奇想：能否把咖啡茶歇时间的兴奋感，与高效的会议结合在一起呢？更重要的是，能否在更短的时间里完成所有筹备工作呢？如果能找出会议的基本机制，或许就可能从而发展出一个简单到不会失败，而且能够抓住咖啡茶歇时间所天生具有的自然力量的方法。

哈里森回想起六十年代他在西非做摄影记者时，曾目睹土著部落的开会仪式——众人围成圆圈讨论重要的议题。每个人都有说话的机会。经过多方研究世界各地的土著部落的不同文化，再加上不断尝试，“开放空间的会议技巧”于是诞生了！这就是开放空间科技（Open Space Technology）的起点。

自上世纪80年代问世以来，开放空间科技(Open Space Technology)已成为风靡世界的开会方式。这种方法广泛的在世界各地、各行各业，被运用来讨论各种议题。尤其是，当议题需要包容多元性意见、具有潜在冲突、有急迫性、而且没有人知道正确答案的时候，“开放空间科技”就是一个有效的运用团队智慧、引发热情与责任、寻找答案的开会方式。

 

Lawrence Philbrook (Larry，费乐理）

 

这次我们特别邀请了拥有50年社区发展工作经验的资深引导师 Lawrence Philbrook（Larry，费乐理），来与我们分享他认识开放空间的有趣经历、多年使用开放空间科技的心得以及给开放空间科技学习与实践者的建议！

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2  作为引导师的成就感

 

有太多的事情带给我成就感，除了身为引导师，我同时也是训练引导师的培训师，并与许多引导师合作，这些经历都以不同的方式带给我成就感。

当我看到我所训练的人，凭藉自身努力成为杰出的引导师，这让我获得成就感。我与许多引导师共事，这让我能够持续学习成长，这也是一种成就感。我能够在每一年做不同的事情，这是一种成就感。

但我认为身为引导师最重要的成就感是来自我所引导的团体、客户，能够获得新一层的洞见，或是新一层次的发现，对自己有更新一层的了解，更了解他们有哪些选项，并作出选择。

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  3  如何接触到开放空间并使用

 

我自己初次接触开放空间科技是在1988年，那时候我所属的ICA，也就是文化事业学会，邀请哈里森•欧文在我们的全球研讨会引导一场开放空间会议，我那时觉得这是我这一生看过最愚蠢的方法。随后在2000年，我们决定在台湾举行开放空间会议，因此我又再度参与了一次，结果我发现这是一个能够帮助人们做决策的绝妙方法。我在2002年遇见哈里森•欧文，我称赞他进步了，但其实是我的认知改变了。

也就是说在开放空间会议里，我们掌控了自己的选择、自己的流程与自己的决定，让事情能更有效的推进。1988年那时我还无法如此开放，我那时对于引导、团体流程的诠释比较局限，并且对于许多事物有着根深蒂固的假设，然而开放空间会议本身是开放的，这也是为什么它会叫做“开放空间”，这是我的认知与理解发生了转变，这也同时启发了我日后使用开放空间科技的时机，所以我不会对所有团体一律使用开放空间科技。

 

 

我会先看团体的情况，而开放空间科技会是其中一个可能会使用的流程。刚好我跟某位朋友谈到她在台湾进行的一个项目，她在考虑是否要用开放空间科技或是其他方法，她描述了团体的情况，情况是那个团体需要新的洞见，他们需要新的点子，而且主题很复杂，情况很复杂，又有上百人要参与讨论，所以对我来说那是使用开放空间科技的最佳时机，因为开放空间科技不会限制团体的选择，开放空间会议会有一个大方向的焦点问题，但是团体可以决定他们要如何处理这个焦点问题。如果能够进行二到三个时段，一整天会一天半的开放空间会议，这会让团体有机会拓宽思维。所以我一次又一次的体会到开放空间能够带给团体如此深刻的机会。对那位朋友的情况，开放空间正是她所需要的。

她那时正在考虑是否使用世界咖啡馆或其他方法，这些都是很好的方法，但是使用这些方法的时候就得先设定问题，这会在某种程度上窄化团体的焦点，而如果你真的不知道该如何是好，窄化焦点不必然对团体有帮助。所以利用开放空间来帮助团体拓宽思维，然后再用其他方法帮助团体汇整思维，开放空间可能是我见过最能够帮助团体拓宽思维的方法，所以我曾经在世界各地运用开放空间帮助创新团体。

开放空间是相当有效的大团体流程，因为一旦团体超过四、五十人，要让他们彼此之间能够深度对话实在是相当困难，而此时开放空间科技的效果就会相当好。

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  4  真实案例分享

 

我最初对一个大团体使用开放空间科技的时候，那是一个台湾客户，整个团体有180人。那时会议有两个目的，其中一个是要让两个不同的组织能够更紧密的合作，并且做出决策踏上新的成功道路，因为他们当时正在走下坡路。

当时开场后，所有与会者立刻站起来离开会议室，那时我正坐在他们的执行长旁边，我假装那是一个很正常的现象，心里其实不知道那是怎么一回事，我说“别担心，这个是正常现象”。

大约十分钟过后所有人都回来了，大家开始写下题目展开讨论。然而刚才发生的状况其实是他们在会场外讨论：“我们要这么诚实吗？”“我们要真的和彼此讨论吗？”“我们真的要讨论所有该讨论的题目吗？”。因为在组织中有阶层和劳资关系，这又是两家不同的公司，彼此间可能有某种程度的竞争关系，但是当他们回到会场后一切都变了，因为他们愿意和彼此讨论，他们决定要和彼此讨论，所以那个团体在当天和隔天产出了大量的资料。我们把那些讨论记录带到领导层的后续会议，领导层运用团体智慧产出发展策略，并且发展出组织变革的流程。

对我来说，这是说明开放空间可以如何帮助团体决策的最佳案例。

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  5  对开放空间学习者的建议

 

 

对于引导师的好消息是，在开放空间会议中你并不需要做很多事情，对于引导师而言较困难的是如何筹备开放空间会议。

在开放空间会议当天你不需要做很多事情，但你必须做大量的筹备工作，包括确定客户决定好焦点问题、他们的需求、会议的情境、条件与范畴等等的东西，所以比起在开放空间会议的现场，你在筹备期间会有更多的事情要做。

会议本身可能只有一天或两天，但是你可能会为了筹备会议先跟主事者先开过五六次会议了，帮助他们做好准备。在开放空间会议一开始的时候，主事者会站起来跟大家打招呼，说明邀请大家出席会议的原因，而团体必须对此很清楚，才能够全然的现身及参与。所以身为引导师，你在那天的角色并没有很吃重，在你做完开场后就只要看着现场就好了。

开放空间科技的创始者哈里森•欧文，说他总是喜欢在开场后就回房间去打个盹，因为他不想让团体以为他会负责管理开放空间会议。那的确是有点激进，但是理念是对的，因为开放空间是开放的，所以团体和个人都必须自己做决定。

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  6  如何让客户相信你的价值

 

如果说引导师在开放空间会议中并不需要做很多事，那你如何让客户相信你的引导是有价值的呢？

这的确是人们使用开放空间科技的困难之处，我个人从来没有碰到过这个问题，因为我和客户有长期的合作关系，曾经在不同的工作上共事过。过去我的确听过有引导师被客户质疑，“如果你没做什么事情，为什么我要付你钱”。

我想，关键是让他们知道你在筹备期间所做的工作，并且让他们了解整个改变的过程，但是如果到最后他们并不觉得有什么改变，通常是因为他们没有觉察到，或是他们对于所发生的事情有不同的看法，这时你就必须去面对客户的反馈。

我通常在使用开放空间会议之前，会先安排比较结构化的流程，来设定情境并建立团体内的互信，但是你无法保证。如果到最后他们没法发现你做了什么，他们就会认为你什么都没做。

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  7  未来的应用前景

 

 

我想未来会有更多的团体需要开放空间科技，一部分是因为越来越多的团体面临复杂的情境，并且无法确知接下来会发生什么事，因此让团体拓宽思维，并探索不同的观点将会有相当的价值。

我觉得，我们正位于虚拟会议引导和现场会议引导的过渡阶段，我还不确定这对大团体或小团体流程有什么意义，但我感觉应该会造成某种影响，有些人正在致力于发展开放空间形式的线上流程，让人们能够以非同步或同步的方式一起共事。

所以我认为开放空间科技的概念与做法将持续成长。