作者 |黄意钧

最近一位朋友  Amy 跟我谈到了他公司最近的开会状况：

我们公司明天要开一个已经开过五六次的会

每次都在反复谈同样的事情，事情完全没有推进，都在原地踏步

开到我都快要吐了！

对于公司的会议，你是否也有和 Amy 同样的心声呢？

关键步骤 1：订出具体的开会目的

让会议开得有意义的第一个步骤，是在会前订出具体的开会目的。那么，什么样的目的才「够具体」呢？我们可以来看看以下两个例子：

1. 1. 1. 讨论项目面临的问题；
      2. 讨论项目面临的问题，并共同探索解决方案；

第一个例子只有说要「讨论面临的问题」，然而对于要讨论出什么成果，却没有明确界定，这可能会让参与者缺乏共同目标，例如有人认为只要「分析问题成因」就够了，有人却可能认为「提出解决方案」才算是达成目的；而第二个例子则是有订出一个明确的产出—解决方案，所以全体与会者就可以用「是否讨论出解决方案」，来检验会议是否达成既定目的。

因此，具体的开会目的，不仅能够让参与者聚焦于共同目标，也能够用来检验会议的目的是否有达成。

关键步骤2：做出清晰明确的决议

第二个关键步骤是在会议的尾声做出清晰明确的决议(例如针对议题的共识、后续行动)，千万避免语焉不详、草草了事的收尾，否则极可能使下次的会议还是得从头来过，让任务的推进原地踏步。

如果决议是后续行动，则要注意后续行动是否具备三个基本要素：

1. 1. 1. 具体成果指标，藉此判断行动是否有完成；
      2. 负责人，由谁去确保决议有被执行；
      3. 期限，决议执行完毕的时间点。

然而，会议未必每次都能开得那么顺利，有时候我们可能会因为某些因素而无法达成原定的开会目的，例如因为缺乏某些重要数据而无法产出具体的问题解决方案，此时我们就可以将「补足数据缺口」做为会议决议，明确指定由谁(负责人)要在多少时间内(期限)补足所需的数据(具体成果指标)。

透过上述两个步骤，就能够避免无效会议的轮回，让每一次的会议都能够前后串接，确保任务持续推进！