[公司会议小锦囊] 两个关键步骤让会议开得有意义

作者 |黄意钧

 

最近一位朋友  Amy 跟我谈到了他公司最近的开会状况:

我们公司明天要开一个已经开过五六次的会

每次都在反复谈同样的事情,事情完全没有推进,都在原地踏步

开到我都快要吐了!

对于公司的会议,你是否也有和 Amy 同样的心声呢?

 

关键步骤 1:订出具体的开会目的

让会议开得有意义的第一个步骤,是在会前订出具体的开会目的。那么,什么样的目的才「够具体」呢?我们可以来看看以下两个例子:

      1. 讨论项目面临的问题;
      2. 讨论项目面临的问题,并共同探索解决方案;

第一个例子只有说要「讨论面临的问题」,然而对于要讨论出什么成果,却没有明确界定,这可能会让参与者缺乏共同目标,例如有人认为只要「分析问题成因」就够了,有人却可能认为「提出解决方案」才算是达成目的;而第二个例子则是有订出一个明确的产出—解决方案,所以全体与会者就可以用「是否讨论出解决方案」,来检验会议是否达成既定目的。

因此,具体的开会目的,不仅能够让参与者聚焦于共同目标,也能够用来检验会议的目的是否有达成

 

关键步骤2:做出清晰明确的决议

第二个关键步骤是在会议的尾声做出清晰明确的决议(例如针对议题的共识、后续行动),千万避免语焉不详、草草了事的收尾,否则极可能使下次的会议还是得从头来过,让任务的推进原地踏步。

如果决议是后续行动,则要注意后续行动是否具备三个基本要素:

      1. 具体成果指标,藉此判断行动是否有完成;
      2. 负责人,由谁去确保决议有被执行;
      3. 期限,决议执行完毕的时间点。

然而,会议未必每次都能开得那么顺利,有时候我们可能会因为某些因素而无法达成原定的开会目的,例如因为缺乏某些重要数据而无法产出具体的问题解决方案,此时我们就可以将「补足数据缺口」做为会议决议,明确指定由(负责人)要在多少时间内(期限)补足所需的数据(具体成果指标)

透过上述两个步骤,就能够避免无效会议的轮回,让每一次的会议都能够前后串接,确保任务持续推进

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