作者│钟琮贸

场景

• 今天这场会议是要来讨论如何开展展场促销活动的问题。大家一坐下来，主席老赵就问：〝这场活动要怎么办，请大家提提意见。〞这时其他人面面相觑，不知从何回答起。
• 其中一个人发言了：〝老赵呀，我们都还没把展场条件及可能有的问题搞清楚呢，胡乱提意见不靠谱呀！〞
• 老赵一想也对。但这时该怎么讨论比较好呢？老赵手直骚头，只说〝对、对、对。〞又不知该如何是好。

解析

• 这是会议当中常见的场景。在讨论的问题有点复杂的时候，无法你一言我一语就讨论出成果。
• 这种情况好像需要有一些讨论的步骤比较好，但是主持或引导会议的人又不见得知道怎么安排这些步骤。
• 这时，让大家一起共同创造出议程，或许是个可行的办法。

做法

在上述的场景中，老赵可以这样做：

1. 1. 请大家分小组讨论一下，把这个会议应该要讨论及回答的问题写下来在白纸或报事贴上，一张写一个，用粗一点的笔写。(例如：〝展场的面积及形状？〞〝来参展的竞品？〞〝活动的基调？〞〝我们要突显的品牌特色？〞等等)
   2. 在会议室墙上清出一块空间，把写好的白纸或报事贴贴到墙上。(白纸可用美纹纸胶带贴)
   3. 请大家看看这些白纸上或报事贴上的问题，并提意见哪些需要先讨论，哪些需要后讨论。可由一个人作代表，依大家意见把问题顺序重新排一下，从左排到右，代表从先到后。有些类似的问题不分先后的，就放成一群。
   4. 顺序排完之后，议程就出来了。大家依照问题顺序讨论就行了。

原理

• 参与会议的人都各自有想要获得的信息、想要讨论的问题、想要听的意见，这些都构成需要交流的内容。
• 所以，当主持人或引导者对于会议的议程安排不是那么有把握的时候，不妨让大家先从讨论当中跳出来，把需要交流的重点安排一下，按部就班进行。通常参与者就会觉得重新安排议程后对于讨论很有帮助。

需要留意

• 用〝问题〞的形式来表达议程中的项目是比较精准的，提醒大家要写下〝问题〞而不是〝答案〞，也别写着写着就讨论起答案来了，协助大家集中心力把〝问题〞写好。
• 在排完问题顺序之后，如果发现会议时间有限，无法讨论到每一个问题，也可以先选出那些这次会议要讨论的问题，在问题纸或报事贴上面作记号。会议中就讨论这些作了记号的问题就好。