引导工具篇:与团队共创议程

作者│钟琮贸

 

场景
  • 今天这场会议是要来讨论如何开展展场促销活动的问题。大家一坐下来,主席老赵就问:〝这场活动要怎么办,请大家提提意见。〞这时其他人面面相觑,不知从何回答起。
  • 其中一个人发言了:〝老赵呀,我们都还没把展场条件及可能有的问题搞清楚呢,胡乱提意见不靠谱呀!〞
  • 老赵一想也对。但这时该怎么讨论比较好呢?老赵手直骚头,只说〝对、对、对。〞又不知该如何是好。

 

解析
  • 这是会议当中常见的场景。在讨论的问题有点复杂的时候,无法你一言我一语就讨论出成果。
  • 这种情况好像需要有一些讨论的步骤比较好,但是主持或引导会议的人又不见得知道怎么安排这些步骤。
  • 这时,让大家一起共同创造出议程,或许是个可行的办法。

 

做法

在上述的场景中,老赵可以这样做:

    1. 请大家分小组讨论一下,把这个会议应该要讨论及回答的问题写下来在白纸或报事贴上,一张写一个,用粗一点的笔写。(例如:〝展场的面积及形状?〞〝来参展的竞品?〞〝活动的基调?〞〝我们要突显的品牌特色?〞等等)
    2. 在会议室墙上清出一块空间,把写好的白纸或报事贴贴到墙上。(白纸可用美纹纸胶带贴)
    3. 请大家看看这些白纸上或报事贴上的问题,并提意见哪些需要先讨论,哪些需要后讨论。可由一个人作代表,依大家意见把问题顺序重新排一下,从左排到右,代表从先到后。有些类似的问题不分先后的,就放成一群。
    4. 顺序排完之后,议程就出来了。大家依照问题顺序讨论就行了。

 

原理
  • 参与会议的人都各自有想要获得的信息、想要讨论的问题、想要听的意见,这些都构成需要交流的内容。
  • 所以,当主持人或引导者对于会议的议程安排不是那么有把握的时候,不妨让大家先从讨论当中跳出来,把需要交流的重点安排一下,按部就班进行。通常参与者就会觉得重新安排议程后对于讨论很有帮助。

 

需要留意
  • 用〝问题〞的形式来表达议程中的项目是比较精准的,提醒大家要写下〝问题〞而不是〝答案〞,也别写着写着就讨论起答案来了,协助大家集中心力把〝问题〞写好。
  • 在排完问题顺序之后,如果发现会议时间有限,无法讨论到每一个问题,也可以先选出那些这次会议要讨论的问题,在问题纸或报事贴上面作记号。会议中就讨论这些作了记号的问题就好。
Scroll to Top
This site is registered on wpml.org as a development site.