作者│黄意钧

序言

开放空间科技（Open Space Technology）是世界知名的引导方法，自从在1985年首次被使用，至今它已经被应用在世界上不同的地区、组织类型与文化情境。

开放空间科技的运作方式是它最主要的特色。在一场典型的开放空间会议中，会议的议程是由参与者现场决定。当议程设定完成之后，参与者会自行决定要加入哪个议题参与讨论，而每一个议题开始与结束讨论的时间，也可以由参与者自行决定。开放空间的另一个特色则是参与者的人数限制。毫不夸张地说，开放空间科技很可能是最不受参与者人数限制的引导方法，少则5人，多则可以到5,000人！

相较于其他引导方法，〝效率〞也是开放空间科技的一大特色，它能够在相对短的时间内，让许多参与者共同讨论复杂的议题，并且产出后续的行动（即使最初并没有预设一定要产出后续行动）。此外，在讨论过程中，参与者往往能够乐在其中、展现高度的自主性与投入度。这显示开放空间科技不仅有效，而且还〝很好玩〞！

过去曾有人从不同角度分析开放空间科技的运作原理，例如 Harrison Owen（开放空间科技的创始人）曾经从复杂科学的角度切入，谈论开放空间科技的自我组织（self-organization）的特质；德国埃尔朗根-纽伦堡大学的社会学教授 Nicole J. Saam 也曾经从市场理论及公共选择理论来解析开放空间科技，而这次我想要从系统思考（Systems Thinking）的角度，来聊聊我所认识的开放空间科技。

系统思考与对话场域的运作系统

系统思考的核心概念是〝反馈环路〞（feedback loop），它指的是一个系统的输出（output）会回过头影响系统的输入（input）并且形成迴圈的现象。根据环路对于系统所造成的影响，我们可以把环路分为两类，第一类是增强环路（reinforcing feedback loop），它能够让系统的输出不断地增幅，促进系统的成长或改变，但是当它的作用过于强烈时，会导致系统崩溃；第二类是平衡环路（balancing feedback loop），它能够让系统趋于稳定，让系统的输出与默认的目标达成平衡，而如果它的作用太强，可能会让系统过于僵化，使变化难以发生。

基于这两类环路作用强度的不同，美国系统心理学家、组织顾问 David Kantor归纳出三种影响团体动态的运作系统，分别是封闭系统、随机系统与开放系统，它们的特色分别介绍如下：

• 封闭系统（Closed System）

封闭系统是由平衡环路所主宰，并且构成了维持系统稳定的机制。尽管改变还是有可能在封闭系统当中发生，平衡环路却会小心翼翼地调节改变的过程，把改变的步调限制在可接受的范围内。如果改变突然发生，平衡环路会立即压制改变，以减轻改变造成的不安。在封闭系统的运作下，团体会特别重视决定发言权利与发言内容的流程或规则，也就是〝谁有权发言〞以及〝什么能说、什么不能说〞。

• 随机系统（Random System）

随机系统是由增强环路所主宰。在这类系统当中，新的想法或创意会受到鼓励，而且可能会在任何时刻来自团体中的任何人。此外，在对话的过程中，领导者的角色不是固定的，任何人在任何时刻都有可能扮演领导者的角色。在增强环路的运作下，个人不会受到限制，而且团体有较高的机会发生蜕变式的改变。

• 开放系统（Open System）

开放系统当中同时有增强环路与平衡环路的作用，而且又以前者为主。在这类系统当中，新的想法与挑战是受到欢迎的，而且团体能够容忍他人与自身不同的观点。与随机系统不同的是，团体的领导者在需要达成共识的时候，会运用平衡环路来结束讨论（包括决策的规则与流程），使团体能够快速采取行动。

开放空间会议中的运作系统

从上述对于三类运作系统的描述，我认为开放空间科技试图营造的对话场域介于开放系统与随机系统之间，也就是让团体运作系统的增强环路作用极大化，并且将平衡环路削弱到最低程度，只维持最低限度的作用。例如，透过让参与者自行安排议程，参与者能够藉由安排他们关心的主题来表达他们的想法，透过〝双脚法则〞的作用，参与者能够随时离开某个议题小组、加入到另一个议题小组参与讨论，这使不同参与者之间的想法将更能够相互激荡，进而产出更多的想法，这些都是开放空间科技当中能够用来强化增强环路的设计。

要理解开放空间科技如何削弱平衡环路，就不能不提到开放空间的〝四大原则〞，包括：

1. 来的人就是对的人；
2. 发生什么就是当时只能发生的事；
3. 何时开始都是对的时间；
4. 结束的时候就结束了。

这些原则能够降低开放空间会议参与者的执着，降低参与者认为〝什么事情应该要发生或不应该发生〞，或是〝什么人应该出现或不应该出现〞的坚持；也就是说，这些原则削弱了平衡环路对于系统的束缚，让新的想法与改变更有可能发生。尽管如此，开放空间会议的讨论并不会无止境的进行下去。在一场典型的开放空间会议，当讨论进行到一定程度时，引导者会邀请参与者浏览各个议题的讨论成果，并且根据各议题的重要性排出优先级，最后汇整出后续行动，这是平衡环路在开放空间会议当中所扮演的积极作用，协助团体产出结论并且展开行动。

结语：引导者/领导者的下手处

透过系统思考了解开放空间科技的运作原理，对我们有什么实务上的意义呢？这可以从两方面来看。首先，我们可以开始思考，往后我们在引导开放空间会议的时候，我们可以多做什么（或是少做什么）来影响增强环路，让参与者的想法能够激发出更多新的想法？同样地，我们可以多做什么（或是少做什么）来影响平衡环路，以避免参与者受到不必要的束缚，或是让参与者的想法能够更有效地收敛、汇整？

另一方面，同样的思维也可以运用在其他没有使用开放空间科技的会议。不论是作为引导者，或是团队的领导者，在安排每一次会议时，我们都可以思考：

• 在这次的会议，我希望创造出什么样的运作系统？什么样的运作系统，是团队此时此刻最需要的？
• 为了创造这个团队所需要的运作系统，增强环路与平衡环路的强度必须被调整到什么程度？
• 我可以用哪些方式来影响增强环路与平衡环路的强度？例如，如果我想要强化增强环路，我可以做些什么（或是不做什么）来让参与者的想法能够相互激荡，产出更多新的想法？如果我想要影响平衡环路的强度，我可以做些什么（或是不做）来改变参与者在参与会议时所受到的限制？

参考文献：

• Kantor, D. （2012）. Reading the room: Group dynamics for coaches and leaders. John Wiley & Sons.

• Owen, H. （2008）. Wave rider: Leadership for high performance in a self-organizing world. Berrett-Koehler Publishers.

• Saam, N. J. （2004）. Towards a rational foundation of open space technology. Organization Development Journal, 22（1）, 76.