作者┃Open Quest

提到会议，很多人脑海中可能会浮现这样的画面：一群人围坐一圈，有人滔滔不绝，有人神游天外，有人低头刷手机，会议结束时，却没有任何实质性的成果。为什么会议总是没效率？其实，问题往往出在缺乏清晰的目标和有效的引导。

今天，我们就来聊聊会议低效的原因，以及如何通过引导技术彻底改变这种状况。

低效会议的三个常见问题

1、没有明确目标 很多会议一开始就陷入混乱，因为大家并不清楚为什么要开会。讨论的方向模糊，结果自然就是浪费时间。

〔案例〕小李的团队需要开一个项目启动会，但大家来到会议室后，彼此开始闲聊项目细节，却没有人提到总体目标。两个小时过去了，项目的主要方向还没有确定。

2、沟通不均衡 总有一些人占据发言时间，而另一些人则保持沉默。意见无法充分表达，决策自然无法周全。

〔案例〕在一次产品设计会议中，经理小张滔滔不绝地表达自己的想法，而其他团队成员因为担心反驳会冒犯他，选择了沉默。最终的设计方案并未涵盖实际的用户需求。

3、缺乏行动计划 会议结束后，如果没有明确的分工和后续步骤，之前的讨论就如同石沉大海，没有任何实质性进展。

〔案例〕小王的团队花了一个下午讨论市场策略，但会议结束时，没有人知道接下来该做什么。大家离开会议室时心里只想着：刚才那两个小时都浪费了。

引导如何改变会议效率？

引导是一种帮助团队更好地沟通和协作的技术，通过设置明确的目标、促进平等的参与和设计清晰的行动步骤，让每个人都能有效参与会议。

1、明确目标，让每分钟都有意义

〔引导技巧〕在会议开始前，明确定义并确认参与者认可这次会议的目标。

〔故事〕小明在上次产品会议召开前，与团队老板定好了会议目标：〝确定新产品的核心功能〞。小明在会议开始前在白板上写下了会议目标以及需要讨论的几项内容，并确认团队理解与认可后才开始讨论。结果，会议时间缩短了30%，团队迅速创造了会议成果。

2、平等参与，让每个人的声音被听到

〔引导技巧〕使用轮流发言或小组讨论的方法，让每个人都有机会表达观点。

〔故事〕小张的团队在一次头脑风暴中使用了引导者建议的〝循序发言〞法，每人轮流发言1分钟。这让平时沉默的同事也表达了几个创新点，最终的创意方案大获成功。

3、明确行动计划，让讨论有结果

〔引导技巧〕在会议结束前，总结出具体的行动点，明确责任人和截止日期。

〔故事〕在一次市场策略会议中，引导者要求小刘团队的每个人必须在会议结束前提交一条行动建议，并一起讨论出有共识的行动，并明确责任人和截止日期。结果，这次会议后，执行效率显著提升。

【小结】

高效会议的核心是引导

通过明确目标、促进平等参与和制定清晰行动计划，引导可以将低效的会议转变为高效的协作工具。不需要复杂的工具或技术，只需用心设计会议流程，掌握一些简单的引导技巧，就可以让每场会议都事半功倍。

下一次，当你面对一场冗长的会议时，不妨试试这些方法。或许你会发现，引导的力量不仅让会议变得高效，也让团队更有凝聚力！