许逸臻 Open Quest  2022-04-01

前言:

经常从私讯中接到同学们实践上的难题，老师们总是尽量抽空给予回复与支持。后来发现这样的回复可能不只一位同学能够受益，于是决定把这样的文字回复逐一整理成公众号文章，以供其他同学们参考。

Yen同学问:

我们公司上完引导力课程在实践的时候遇到28个人线下开会，16个人在线上参与的情形，当时我们分配三个引导者(两个人看线上，一个人对线下)，发现人力以及时间非常挑战，这种线上/线下混合型会议(hybrid)，是疫情期间也是大家考虑的重点, 请老师再分享一些针对不同形式的引导要领(facilitation tips)?

 

 

如果说纯粹线下会议引导、纯粹线上会议引导都有它的挑战的话，那么线上线下混合型的会议就是前两者的挑战都会有然后加上混合型专有的挑战。可以说是最高难度的会议形式。

 

七大挑战与对策

经过疫情的洗礼，许多会议/工作坊场景即便原来是全线下，也有可能突然有些人不能现场出现，你可能随时就都会面对混合型会议引导的挑战。本文我们把混合型会议引导实践中的主要发现整理成七大挑战与对策，分享给大家:

1. 速度掌握:

• 一天的讨论搬到全线上，根据经验那大概会变成一天半的讨论，线上的讨论大概会慢个半天，而且由于人在屏幕前面单独坐着参与，能量上很难一气呵成开很长的会议，本来是连续开的会议，就要变成3-4次线上讨论。
• 线上的时间会较现场的时间长，因此在Hybrid速度的掌控是关键，线上容易觉得太快，现场觉得太慢。如何掌握速度让线上线下尽量同频，不会因为速度而不耐烦/无聊或者跟不上/放弃(例如: 现场的人会觉得很慢，一直要等线上这些人，线上的人会觉得现场讨论太快，跟不上。)因此在这种混合型会议引导时，速度会是一个引导设计与执行的一个挑战。
• 方法方向—让线上的人更快速、线下的人多些时间/形式思考。
  • 线下分组时让线上的人自己成为一个小组，线上小组讨论。这个缺点是如果真正需要互动的人是线上线下的人，就不能这样处理。
  • 增加线上的人的打字参与以提升速度。比如说当现下的人写在报事贴上面分享，线上的人可以将想法输入到某个地方，投到屏幕分享。

 

 

2. 多元的通讯界面/技术:

• 通讯工具常用的有三类:
  • 语音与屏幕分享: 如腾讯会议/Zoom/Webex/Teams这些能做到基本的听和视觉PPT分享
  • 线上白板/sticky wall: 可以一起画白板、贴便利贴。这些能增加引导时的参与形式，但需要参与者技术上是熟悉的。
  • 实时通讯群体: 微信/line/whatsapp这些把参与者拉在一群，以利大家能够在出现技术问题的时候用这个群来解决，或者参与。
• 线上讨论工具必须要考虑参与者的熟悉程度是否整齐。如果不整齐最好有会前会能够让大家熟悉。
• 分组讨论时可以预先建好小群组: 当他们进入小组群里面，他们可以在小组里面互相沟通的平台，这种就使用一般的通讯软件去取代，至少有两个channel可以同步进行，如此一来才不会彼此之间互相干扰，这样的弹性也比较大。

 

 

3. 技术人力配置解决技术问题:

• 由于需要多元的技术界面，当线上有任何一个人技术上出问题，若没有专门的技术人力，在引导的人还要去照顾技术问题，会非常挑战，有些时间上的延迟或者进行过程中引导人力不足是因为要解决技术问题，所以进行混合型会议时，建议要有足够的引导者以及搭配一个技术支持的人员，可以随时协助在线上操作时的困难。也因此整体看起来混合型会议用到的人力资源是最多的，不只是引导者的资源，还有技术支持的人。
• 所以未来如果有混合型会议场景要引导的话，请你除了要有足够的引导者之外，线上也要有负责技术的人，他不是要参与你的流程，他至少要能解决技术的问题，像是谁联机连不上，谁掉线了或登录有问题。

 

 

4. 提问要焦点分明且清晰:

• 由于混合型会议的引导本身时间参与度就会有所挑展，引导者更需要把流程的部分想得很清楚。并且提问贯穿流程一定要焦点分明，精简。这样参与者才不需要花时间参透你的问题，或者一直要你花时间厘清。
• 事先思考最少的步骤走到目标: 所有的提问当中要想到如果因为技术问题或速度时间问题的挑战的时候，哪些问题是最少要问到才能达目标问题。这样有利于最终参与形式不只是为了流程也达到服务于目标的终极功能。

 

 

5. 简化参与形式/分组变动不能太过频繁:

• 减少分组的变动
  • 如果在讨论的设计可以让组别从头到尾，尽量减少分组变化，在work就会形成默契，工作起来也会更顺利。
• 设计参与的形式时要极简工具: 如果预设要很多工具才能做得了的流程，那么到时候只要一个环节出错，或者谁用不了什么工具，那么就无法讨论下去。

 

 

6. 线上线下连结:

• 解决线上线下参与者参与感与速度的问题还可以尝试线上线下建立单点伙伴(buddy)关系，特别是参与者人数众多，而且线上线下比例平均，更是挑战。使线上者有固定的人(线下会议的某参与者)可以询问帮助。有任何进行上不清楚的地方，线上参与者不方便占用全场的时间时，可以随时单点询问。

7. 容易取得会议进行时的信息:

• 确保会议资料能让线上线下的人都获取得到。像是现场者上传到线上的平台、数据记录贴在墙上，由buddy拍照给线上者。
  • 如果会议会产生很多数据，现场的人必须要有数据，线上的人也要能看得到，这时候会有满大的困难。
  • 安排好线下数据，小组讨论好后可以上传到线上，大家都可以看得到那样是最好的。
  • 有时候速度很快的情况之下来不及，可以由实体的人负责书写，贴到墙上，请buddy拍照的方式分享给小组里面。

 

人数设置的考虑

混合型的会议人数设置还有以下几种情境考虑，我们一一回答从经验中偏好的设置：

 

 

案例情境建议与结语

综合以上所说，Yen同学的案例情境，线下引导28个人最好本来的主引导师之外要增加一位副引导师在场，线上的两位引导人力没有问题，但整场要再有一位技术人员支持响应技术问题为佳。这个案例也可看出，混合型的会议所花费的资源是最高的。

回答完这一个问题，我一边在心中默默祈祷疫情赶紧过去，让我们有更多能线下互动与会议的机会，另一边是希望在疫情还随时会挑战的时刻，大家将这些原则要领运用起来将混合型会议引导顺利。