如何在会议中凝聚共识?(中集)

作者│许逸臻

 

团队决策的三个阶段

从共识的凝聚到行动的确立,这就是所谓的团队参与式决策。从团队决策的动态来看,随着时间推移,可分为三个阶段,分别是

 

发散期→动荡期→收敛期

 

通常如果是简单的主题,例如“公司的赠品笔用完了,明年该找哪一家厂商?”,可能从发散出来的几个想法中,很快就能选出一家最适合的厂商,无须经过动荡期和收敛期。

然而,有些题目是无法这么容易就产生答案的。例如,“公司在未来数字化时代里,该如何找到生存的利基?”这类的题目就要经过更深入的讨论。这时,可以安排一至两天来进行讨论,并且事先收集数据。当大家把这些从内外部收集来的资料带到会议中,就像每个人拿了一块拼图来开会,能有助于彼此对于现况有更客观的了解。如果没有这些数据,到时大家各讲各的,不知道自己正在什么样的位置上,却要去观想未来就会感到困难。

 

在开会前,引导者可先说明参与的原则,避免一些负面的团队行为发生。例如:

1.“尊重的倾听”。大家可能因为共事很久便自认为很了解彼此,在会议中要把先入为主的观念放到一边,倾听对方在说些什么。

2.“以我真实的观点来分享”。例如,A业务员说:“以我跑业务十年的经验,在南部地区我经常看到的现象是……。”而不是说:“我们南部的客户都…….。”这就会很笼统。

3.“是的,而且……”。这适用于会议中时常互相批判的公司。以往,大家可能喜欢对于别人的意见说:“但是,……”,这会让成员觉得好像意见被否定。因此,当A说了一个想法,B可接着下去说:“是的,而且我还有另一个很不一样的想法……”一旦有人不小心说“但是”时,彼此要互相提醒。

当大家进入发散期时,引导者应带领大家思考,鼓励大家提出多元观点,并且不要评断别人的想法。此外,要避免归纳或收敛的行为,例如,当A的意见听起来跟B的意见很像,引导者不应该直接把它们归在同一类,而是透过适当的探询,也许会发现A的意见其实跟B仍有一些不同的地方。如果在这个阶段就进行收敛,不仅让讨论流程陷入混乱,也限制了成员的自由发想。

此外,人数多寡会影响引导者用什么样的方式来带领大家讨论,如果只有七、八个人,可以采用一般例行会议的方法,如果人数有十几二十人,则可运用世界咖啡馆、团队共创法等做法。(待续)

延伸阅读:如何在会议中凝聚共识?(上集)

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